Auf einen Blick

Interne Meldestelle für Hinweisgeber

Wir stellen Ihnen einen Case-Manager, der die hohen persönlichen und fachlichen Anforderungen erfüllt und aufrechterhält. Bei Bedarf können wir jederzeit weitere Mitarbeitende aus unserem Compliance-Team hinzuziehen. Das von uns verwendete digitale Hinweisgebersystem für die Meldestelle und den Meldeweg, erfüllt die strengen Anforderungen des Gesetzgebers.

Information, Schutz und Verpflichtung

Die Herausforderung

Hinweisgeber sind engagierte Mitarbeitende, die wertvolle Informationen über Missstände im Unternehmensumfeld zur Verfügung stellen. Um diese Mitarbeitenden zu schützen, hat der Gesetzgeber das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verabschiedet. Durch das Gesetz werden verbindlich Maßnahmen festgelegt, die für Unternehmen ab 50 Mitarbeitende verpflichtend sind.

Schaden, Reputation und Bußgelder

Ihre Risiken

Icon, das einen Dieb symbolisiert

Betrug, Untreue, Diebstahl und Belästigung

Sie hören immer nur bei anderen von solchen Verstößen, bis es Sie selbst trifft. Werden diese Fälle nicht frühzeitig erkannt und konsequent verfolgt, ergeben sich daraus mit hoher Wahrscheinlichkeit beträchtliche Schadenssummen.

Icon, das Vernetzung symbolisiert

Innenbeziehungen, Außenbeziehungen und Reputation

Durch eine ungeregelte Kommunikation verbreiten sich Vermutungen und Halbwahrheiten und belasten die Beziehungen ihrer Mitarbeitenden untereinander. Fühlen sich engagierte Mitarbeitende in solchen Fällen alleingelassen, wenden Sie sich unter Umständen an Dritte, was einen erheblichen Schaden für ihre Außenbeziehungen und ihre Reputation nach sich ziehen kann.

Icon einer Waage

Vertraulichkeit, Fachkunde und Interessenskonflikte

Der Gesetzgeber hat mit dem Hinweisgeberschutzgesetz umfangreiche Voraussetzungen und strenge Regeln für das Case-Management von Hinweisen und dem Schutz der Hinweisgebenden formuliert, die für ein Unternehmen ohne eigenes Compliance-Team nur schwer umzusetzen sind. Verstöße gegen das Gesetz werden mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 Euro sanktioniert.

Die Anforderungen sind hoch, die Risiken beträchtlich. Durch unser externes Case-Management schützen Sie Ihre Unternehmenswerte.

Implementierung

Die interne Meldestelle und das digitale Hinweisgebersystem wird von uns implementiert, der zuständige Case-Manager gestellt.

Regelbetrieb

Wir prüfen Ihre eingehenden Meldungen auf Plausibilität und den sachlichen Anwendungsbereich und leiten die geeigneten Folgemaßnahmen ein.

Fallbearbeitung

Sie werden von uns über den gesamten Prozess der Fallbearbeitung begleitet.

Compliance

Wir unterstützen Sie bei der Erfüllung der regulatorischen Anforderungen Ihrer Partner, Kunden und der Executive.

Meldestelle, Meldeweg und Case-Management

Unser Angebot an Sie

Externer Case-Manager

Digitales Hinweisgebersystem

Preis 100,00 Euro / Monat

 

Externer Case-Manager
Unterstützung durch das Compliance-Team
Plausibilitätsprüfung
Einleiten der Folgemaßnahmen

Digitales Hinweisgebersystem
An 24 Stunden und 7 Tagen erreichbar
Erfüllt die regulatorischen Anforderungen an die interne Meldestelle und den Meldeweg

Implementierung

Preis 300,00 Euro / einmalig

Implementierung Ihres Hinweisgebersystems
Fachgespräche mit den Verantwortlichen

Compliance

Nach Aufwand

Fallbearbeitung
Interne und externe Kommunikation
Mitarbeiterschulungen

(Preise zzgl. der gesetzl. USt.)

Vom digitalen Hinweisgebersystem bis zum Case-Management – wir bieten Ihnen eine Leistung an, die für Kostentransparenz sorgt.

Fragen und Antworten

Kurze Frage, kurze Antwort: Das Wichtigste zum Hinweisgeberschutz

Alle Unternehmen ab 50 Mitarbeitende sind grundsätzlich dazu verpflichtet, eine Meldestelle einzurichten. Darüber hinaus gibt es eine ganze Reihe weiterer Unternehmen, die aufgrund Ihrer Rechtsform bzw. Ihrer Geschäftstätigkeit, unabhängig von der Anzahl der Mitarbeitenden, eine Meldestelle einrichten müssen. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob für Ihr Unternehmen die Einrichtung einer Meldestelle verpflichtend ist.

Der Hinweisgeberschutz schützt natürliche Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden oder offenlegen.

Die Meldung des Hinweisgebers erfolgt hierbei an eine interne oder externe Meldestelle. Diese Meldestellen betreiben die Meldekanäle, führen das Verfahren und ergreifen Folgemaßnahmen.

Darüber hinaus werden Personen geschützt, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind.

Das Case-Management wird mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut. Alle beteiligten Personen müssen die hierfür notwendige Fachkunde vorweisen und aufrechterhalten. Sie sind in ihrer Arbeit unabhängig, Interessenskonflikte müssen ausgeschlossen werden. Die Arbeit des Case-Managements unterliegt einem strengen Vertraulichkeitsgebot.

Aus unserer Sicht ergibt sich die Notwendigkeit aus den Vorgaben des Gesetzes, aufgrund der darin formulierten Anforderungen an die Vertraulichkeit und Integrität des Meldewegs. Die Frage ist also, wie erreicht die Meldung eines Hinweisgebers das Case-Management und wie bearbeitet und archiviert das Case-Management den Fall? Eine einfache E-Mail-Adresse und einige Tabellenblätter werden hier nicht genügen. Es braucht ein speziell hierfür entwickeltes digitales Hinweisgebersystem, um die mit der Verarbeitung der Informationen verbundenen technisch-organisatorischen Risiken nachhaltig zu senken.

Der Hinweisgeber ruft in seinem Browser die Web-Seite mit dem digitalen Hinweisgebersystem auf. Das Hinweisgebersystem gibt dem Hinweisgeber bei der Formulierung seines Hinweises Auswahlmöglichkeiten und Hilfestellungen. Der Hinweisgeber sendet seinen Hinweis ab und erhält eine Bestätigung.

Der Case-Manager wird über den Eingang des Hinweises informiert. Er führt im Hinweisgebersystem eine Plausibilitätsprüfung durch und prüft den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes. Gegebenenfalls nimmt er über das Hinweisgebersystem Kontakt zu dem Hinweisgeber auf. Wenn notwendig leitet der Case-Manager eine Fallbearbeitung ein.

Die externe Vergabe der internen Meldestelle hat den Vorteil, dass eigene Mitarbeitende nicht mit zusätzlichen Aufgaben belastet werden. Gesonderte Aufwände, die im Zusammenhang mit dem Nachweis der Fachkunde entstehen, entfallen.  Zudem werden die Risiken im Zusammenhang mit dem Vertraulichkeitsgebot und eines möglichen Interessenkonflikts gesenkt.

Das Hinweisgeberschutzgesetz und der darin vorgegebene Betrieb einer Meldestelle sind ein gänzlich neuer Ansatz. Allerdings konnten wir bereits umfangreiche Erfahrungen in ähnlichen Prozessen sammeln, die zu den Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten gehören, etwa beim Fallmanagement meldepflichtiger Datenschutzverstöße.

Unsere Case-Manager verfügen über ein hohes Maß an persönlicher Integrität und sind in der Lage, mit allen Beteiligten in eine zielgerichtete Kommunikation einzutreten. Das Sammeln, die Verarbeitung und der Schutz sensibler Informationen sind für uns eine täglich eingeübte Praxis. Wir wissen, wie man normative Anforderungen in verbindliche Prozesse umsetzt.

Fragen oder mehr?

Kontaktieren Sie uns, wir sind für Sie da.

Unsere Experten nehmen sich für jede Kontaktaufnahme viel Zeit, um Ihnen alle Fragen bestmöglich beantworten zu können.

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